Gode råd når du vil optage telefonsamtaler.

Virksomheder kan have forskellige grunde til, at de gerne vil optage indkomne telefonsamtaler. Grundlæggende ser jeg to overordnede formål:

  1. Til træning – uddannelse
  2. Som bevis – dokumentation

Træning – uddannelse:

Her skal den person, der ringer ind, præsenteres for et klart og tydeligt samtykke, som man kan til eller fravælge ved et tastetryk. Den der ringer ind, skal altid foretage et aktivt valg.

Som bevis – dokumentation:

Her kan jeg kun forestille mig alarm centralen 112, hvor man ikke behøver at få brugerens samtykke.

3 Gode råd om telefon optagelser:

Jeg opfordrer altid kunder til at genoverveje, om de virkelig har behov for optagelser. Nogle gange siger man jo bare ja til de muligheder, systemer giver. Men i dette tilfælde har det nogle konsekvenser:

  1. Samtykket kan tilbagekaldes, og man skal derfor nemt kunne genfinde en samtale for sletning.
  2. Slettefristen skal overholdes. Datatilsynet foreslår 3 måneder, og det bør være sådan, at samtaler automatisk løbende slettes efter 3 måneder, og bør derfor være en automatisk proces. Hvis der er en tvist, kan man forlænge perioden.
  3. Hvad indeholder samtalerne? Personfølsomme oplysninger? Det kan jo nemt ske, hvis det er en form for klinik eller privat hospital. Eller kreditkort oplysninger? Så vil systemet blive en del af PCI (Kredit Kort sikkerheds standard). I begge tilfælde vil det kræve forhøjet sikkerhed omkring systemerne, herunder også risikovurderinger.

Du kan læse mere detaljeret på datatilsynets hjemmeside om Ny vejledende tekst om optagelse af telefonsamtaler. Den korte udgave kan læses her

  • Vil du holde dig opdateret med seneste nyt inden for GDPR & IT sikkerhed?

    Du får tips og rådgivning til IT-sikkerhed direkte i din indbakke hver anden fredag.

    Schmitto A/S vil bruge den info som du har givet til og udsende email med nyheder, tips og tricks, invitationer til webinar og måske også et godt tilbud